Cuatro consejos para mantener el correo electrónico bajo control

Una de las actividades diarias que muchos tenemos que hacer es el recibir y enviar correo electrónico no solo en nuestros trabajos sino en nuestras vida personal. Utilizar un enfoque sistemático para mantener el correo electrónico bajo control es esencial para ser productivo. Segun, el gurú de productividad David Allen, los procedimientos básicos que comúnmente trabajan para muchas personas son los siguientes:

  1. Usa la tecla de borrar “Delete”– El correo electrónico aunque no ocupa espacio físico, debe de ser tratado como si fuera una carta que recibiste en el correo normal. Si no es necesario, procede a borrarlo. Para ser mas efectivo, puedes ordenar el correo electrónico de acuerdo a la persona que lo envia, y asi puedes borrar muchos a la vez.
  2. Archivalo – Utiliza un sistema de almacenamiento simple para el material que deseas mantener como archivos e información de referencia. Si tienes duda si el material pueda ser útil en un futuro, archivalo. Muchas personas prefieren guardar información en el mismo correo electrónico, otros prefieren utilizar otras aplicaciones como Evernote para mantener material de referencia. Acuerdese que la funcion de búsqueda esta tan adelantada que te permite conseguir la información que esta buscando en cuestión de segundos.
  3. Aplica la regla de los dos minutos- Si la gestión o tarea requerida en el correo electrónico te toma menos de dos (2) minutos, procesala y terminala. Acuerdate que te tomará mas de dos minutos en cerrar el correo electrónico, abrirlo de nuevo o guardarlo.
  4. Organiza los mensajes de correo electrónico que requieren una acción y seguimiento- Si has eliminado, archivado, y terminaste con los correos electrónicos que toman menos de dos minutos, te deben quedar dos tipos de correos electrónicos. Los correos electrónicos que requieren más de 2 minutos para tratar y aquellos que representan algo que estás esperando de los demás. Una manera sencilla y rápida de mantenerte en control es el de crear dos carpetas en tu cliente de correos electrónicos . Una carpeta para los correos electrónicos que tienen una “Acción” y otra carpeta para los correos electrónicos relacionados a algo que estas “Esperando”. Asegurate de que estas carpetas sean visualmente distintas de las carpetas de referencia y a tu bandeja de entrada o “inbox”. Esto lo puedes lograr utilizando como prefijo el símbolo @ o un guión para que las carpetas sean ordenadas en la parte superior.
    Ahora puedes de una forma mas ordenada analizar las tareas que tienes.

Quiere ser mas productivo? Aprende a mantener tu correo electrónico bajo control. Enviame otros consejos para ser mas productivo al momento de trabajar con mi correo electrónico.

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